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Cómo planificar tu presupuesto para un evento

18 Nov Cómo planificar tu presupuesto para un evento

La parte más fascinante del trabajo de un planificador de eventos es la creativa. A todos les gusta la idea de ser capaz de disfrutar de ideas originales y grandiosas.  La agria confrontación con la realidad viene a continuación, casi siempre, en el formulario de presupuesto, y a veces chocan con la pregunta del millón “¿me lo puedo permitir?”.

 

¿Por qué siempre sucede esto? Simplemente porque calcular el presupuesto para un evento es una actividad compleja, que debe ser administrado por separado y por un profesional cualificado, porque los errores en esta etapa pueden costar literalmente bastante caros. Te indicamos una pequeña guía práctica para la planificación de un presupuesto realista para tus eventos de empresa.

 

Marcar objetivos claros

Hay tantas razones para organizar un evento… A pesar de los clichés sobre la profesión de planificador de eventos, sin embargo, puedes estar seguro de una cosa: los eventos no están organizados para la diversión. El trabajo de organización detrás de un evento de empresa, siempre está justificada por un objetivo real.

Antes de subir a la ardua tarea de establecer un presupuesto, por lo tanto, tomate todo el tiempo que necesita para responder a una serie de preguntas:

  • ¿Cuál es el propósito de este evento?,
  • ¿Es para recaudar dinero para una buena causa o una manera de reunirse con tus clientes potenciales?
  • ¿Es el lanzamiento promocional de un producto?
  • ¿Está dirigido al público en general, a la prensa o a los de adentro?
  • ¿El objetivo es aumentar la productividad interna de la empresa o establecer colaboraciones con socios potenciales?…

La respuesta a estas preguntas dependerá de todo lo que hagas a continuación, por lo que no te precipites para responder y asegúrate de que tienes todos los datos necesarios para realizar un análisis completo de la situación.

 

Conócete a ti mismo (y tu marca)

Una vez marcado el objetivo del evento, es importante hacer una evaluación objetiva de la capacidad para alcanzarlo.

Si estamos hablando de la organización de la cena de Navidad para los empleados de una empresa, la probabilidad de que el evento tenga éxito como estaba previsto y que todos los invitados estén presentes, en sí son relativamente alta. Si el objetivo es poner en marcha por primera vez la organización de una feria comercial, o para servir como proveedores en un mercado que todavía no nos percibe como tal, es razonable pensar que el resultado final será más modesto que eventos similares organizados por las marcas establecidas.

Organiza este paso de manera razonable y honesta, sin ser invadido por el optimismo, es esencial para la correcta identificación del presupuesto, sino también para poder recibir ayuda de uno o más patrocinadores.

 

Ingresos y Gastos

Puede parecer obvio discutir ingresos y gastos cuando se trata de presupuesto, pero si hay una cosa que se aprende mediante el trabajo en el campo de los acontecimientos, es que nada es obvio.

No todos los eventos, por ejemplo, incluyen los ingresos, pero todo el mundo debe ser una inversión rentable a largo plazo. Organizar un día de trabajo en equipo y una cena de gala para tus empleados, por ejemplo, es el tipo de actividades que el presupuesto se establece sumando sólo las partidas de gastos. Sin embargo, como se ha demostrado ampliamente, los resultados demuestran el largo plazo en forma de aumento de la productividad, que todavía se traduce en una ganancia. Una feria o conferencia, son eventos con entrada o patrocinados por una marca importante en la industria y, por lo tanto, se puede tener la posibilidad de ser una voz activa.

 

Apuntar y organizar la información

No importa cómo se esté absolutamente seguro/a de que no te puedes olvidar del costo del seguro adicional, o del servicio técnico, o del elemento más decorativo que hayas solicitado: no recordarás nada y, en el momento de la elaboración del presupuesto, tu mente estará llena de cosas que cubrirán sólo los puntos de la memoria donde se esconde esta información.

Escribir todo, escribir más y escribir, sobre todo, inmediatamente. Atender a cualquier nueva información tan pronto como se comunica y luego, con calma, organizar todo en un plan para dividir claramente las entradas y salidas, y al detalle las variables (por ejemplo, entradas de los gastos que están sujetos a variaciones en función del número de invitados que asistirán). Esto te permitirá tener una visión clara de tu presupuesto para el evento.

Los elementos que impactarán más en tu presupuesto

El punto de equilibrio indica la condición que traerá ingresos y gastos en el mismo nivel, transformando el evento en una operación de presupuesto cero. Si el evento se basa en la venta de boletos, por ejemplo, el punto de equilibrio es el número de personas que pagan para cubrir todos los gastos.

Incluso algunos eventos gratuitos pueden tener un punto de equilibrio, si son financiados con la ayuda de patrocinadores. En este caso, el punto de equilibrio se alcanzará ya en las etapas de planificación, cuando será posible negociar para que esta cifra sea igual o superior a los costes incurridos patrocinadores. Este tipo de punto de equilibrio siempre se asocia con otras dos palabras muy importantes: salvo circunstancias imprevistas.

Otros artículos de primera necesidad en el presupuesto son los relativos a los activos de cada evento importante, en primer lugar, la ubicación. A menos que el invitado de honor no sea una súper estrella del cine o de la música, es probable que la ubicación sea el principal costo, por lo que es bueno asegurarla antes de considerar otra, ya que la elección puede influir gran parte de los fondos disponibles para el resto. Conocer el espacio que tendrás disponible también te permite compilar las previsiones de gasto más precisos para otras partidas presupuestarias, tales como equipos y catering.

 

Conclusiones

Crear tu presupuesto para un evento es un ejercicio complejo y, de todas las actividades relacionadas con este sector, es, sin duda, aquel en el que se pagan los errores, literalmente, más caros. Incluso si decides organizar tu propio evento, es posible que desees tomar ventaja en esta etapa del asesoramiento de un profesional. La experiencia directa es, de hecho, la única defensa posible contra lo inesperado que inevitablemente viene de tu presupuesto. La experiencia hace exactamente eso: la construcción de una serie de medidas para poder predecir razonablemente las variables que una persona común nunca podría imag

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